Cách chia sẻ file excel cho mọi người cùng xem

Kính thưa các bạn. Trong công việc văn phòng hằng ngày. Chúng ta thường có nhu cầu chia sẻ file excel online. Việc này có thể hiểu là chia sẻ công khai một bảng tính excel, để mọi người có thể truy cập xem được. Làm sao để chia sẻ một file excel cho mọi người cùng xem. Hãy cùng đọc bài hướng dẫn đơn giản sau đây

Cách chia sẻ file excel tiện lợi nhất

Để hoàn thành được thủ thuật nho nhỏ này. Các bạn cần có những thứ sau đây:

  • File excel muốn chia sẻ (tất nhiên rồi 🙂 )
  • Một tài khoản Google drive (dùng chính địa chỉ gmail, thứ mà hầu như ai cũng có)
  • 1 tài khoản trang rút gọn link bit.ly (hay bitly.com dùng để tạo link rút gọn dễ nhớ cho mọi người truy cập)
  • Máy tính để đọc và thực hành theo hướng dẫn này :p

Bắt đầu nhé

Bước 1: Upload (tải lên) file excel bạn cần chia sẻ vào Google Drive của bạn. Bạn có thể tạo 1 thư mục riêng cho những file chia sẻ này cho dễ quản lý.

Tải lên file excel

chia-se-file-excel1

Trong ví dụ này. Tôi tạo thư mục có tên: “Tai_lieu_chia_se” và upload file: “Chuyen_so_du_TK.xlsx” lên đây

chia-se-file-excel-upload

Để file excel hiển thị đẹp hơn khi người khác truy cập, bạn nên mở nó trước bằng Google Sheet (Hay Google trang tính)

Mở bằng ứng dụng Google

chia-se-file-excel-mo-bang-google-trang-tinh

Khi tệp excel được mở bằng Google trang tính 1 lần. Nó sẽ được tự động lưu ra 1 tệp mới cùng tên nhưng với định dạng của .sheet Google. Đây chính là file ta cần chia sẻ. Bạn chuột phải vào file excel chọn: “Nhận liên kết có thể chia sẻ

Nhận liên kết chia sẻ

chia-se-file-excel-nhan-lien-ket

Copy liên kết (url) nhận được

copy-link

Liên kết chia sẻ có dạng: https://drive.google.com/open?id=1uQJY22wDoOvlii1dZKbnHONMUO1Uwy_JYzHoSksm_Qc

Ôi chao. Nó rất dài, khó nhớ, khó để mà gõ lên trình duyệt web. Hãy tưởng tượng bạn gửi cho người ta cái đường link dài đó sẽ bất tiện thế nào. Ở bước tiếp theo chúng ta sẽ rút gọn liên kết đó bằng dịch vụ rút gọn link bit.ly, đồng thời làm cho nó dễ nhớ giống một tên miền hơn.

Bước 2: Trong tài khoản bit.ly

Tạo link bitly ngắn, dễ nhớ

Bạn bấm chọn Create để khởi tạo link rút gọn

create-bitly-rut-gon-link

Sau đó bạn dán (paste) cái liên kết dài ngoằng thu được ở bước 1 bên trên vào đây. Rồi bấm Create

dan-link-dai

Xong rồi đó, bây giờ sau khi đã có link rút rọn dạng http://bit.ly/abcxyz ta sẽ sửa lại link đó cho dễ đọc, dễ nhớ bằng tính năng Customize link của bitly. Cụ thể link này tôi để là chuyen-so-du cho tiện. Bạn nên đặt tên rút gọn là nội dung tóm tắt file excel. Và như thế, link cuối cùng sẽ có dạng: http://bit.ly/chuyen-so-du

sua-link-bitly-customiza

Chia sẻ các file khác tương tự

Đến đây, bạn đã hoàn thành hướng dẫn cách chia sẻ file excel cho người khác. Hướng dẫn này áp dụng cho tất cả các loại file khác như Word, PowerPoint, PDF, ảnh…

Tất cả các loại file excel như Bảng chấm công, bảng lương, bảng thống kê phân tích… bạn đều có thể áp dụng theo hướng dẫn này để chia sẻ công khai (quyền chỉ xem) với mọi người. Không nhất thiết là chỉ chia sẻ file .sheet mới sinh ra. Bạn có thể chia sẻ trực tiếp file *.xls, xlsx, doc… vừa tải lên.

Bạn có thể chuyển http thành https bằng cách thêm chữ s vào link rút gọn bitly: https://bit.ly/chuyen-so-du

Như vậy là ta đã có 1 đường link rất chuyên nghiệp. Bạn có thể gửi messenger facebook, zalo, skype… cho mọi người.

Chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.